Mediacja umowna skierowana jest do podmiotów gospodarczych i osób fizycznych, które przed złożeniem pozwu sądowego dobrowolnie i na własny wniosek przystępują do mediacji. Strony mogą w drodze umowy rozwiązać każdy spór w postępowaniu mediacyjnym.
Aby rozpocząć mediację strona lub strony składają wniosek o przeprowadzenie mediacji (wniosek w postaci załącznika). Wniosek można złożyć bezpośrednio u mediatora lub mailowo. W przypadku, gdy wniosek złożyła tylko jedna ze stron, mediator kontaktuje się z drugą stroną w celu zaproszenia do mediacji. Podczas pierwszego spotkania mediacyjnego strony przedstawiają swoje stanowisko i oczekiwania. Wypracowanie wspólnego porozumienia kończy spisana ze stronami ugoda.
Mediacja zostaje wszczęta, gdy druga strona wyrazi zgodę na przeprowadzenie mediacji, a mediator nie odmówi przeprowadzenia mediacji.
Spotkanie mediacyjne może odbywać się indywidualnie z każdą ze stron lub wspólnie i ma na celu wypracowanie wzajemnego porozumienia.
Liczba spotkań zależy od woli stron. Każde spotkanie jest odpłatne. Czas każdej sesji nie przekracza 2 godzin.
Na pierwszym spotkaniu wspólnym strony podpisują z mediatorem umowę o przeprowadzenie mediacji, w której określają wynagrodzenie mediatora, ewentualną liczbę spotkań, warunki płatności (która ze stron i w jakiej części ponosi koszty mediacji). Koszty uzależnione są od istoty sprawy, w sprawach majątkowych koszty z reguły nie przekraczają 1% wartości przedmiotu sporu, a w sprawach niemajątkowych obowiązuje indywidualnie uzgadniana opłata ryczałtowa.
Strona postępowania może zrezygnować z rozwiązania sporu w drodze mediacji w dowolnym momencie.
Ustalenia poczynione między stronami zawarte są w ugodzie. Jeżeli strony wystąpią do mediatora z wnioskiem o zatwierdzenie ugody i nadanie jej klauzuli wykonalności, mediator składa ją w imieniu stron w sądzie.